Sparen Sie bis zu 76% Zeit bei der Nebenkosten­abrechnung

Der Nebenkostenbutler – Betriebskostenabrechnungen einfach mit KI erstellen!

Der Nebenkostenbutler wurde für Vermieter entwickelt, die schnell und ohne viel Aufwand die jährliche Betriebskostenabrechnung für ihre Mieter erstellen wollen. Sie erhalten eine fertige editierbare Nebenkostenabrechnung bis zu 76% schneller und sparen pro Abrechnung im Schnitt 55 EUR.

Nebenkostenabrechnung, Pflicht für Vermieter?

Die Jährliche Betriebs- / Nebenkostenabrechnung ist für Vermieter in Deutschland Pflicht und dient dazu die Vorausgezahlten Nebenkosten der Mieter mit den tatsächlich angefallenen Kosten abzurechnen. Diese Pflicht ergibt sich aus §556 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Dabei können alle Umlagefähigen Kosten, aber auch Kosten wie die Grundsteuer auf den Mieter umgelegt werden. Eine Abrechnung erfolgt meist einmal im Jahr.

Betriebskostenverordnung (BetrKV)

Die Betriebskostenverordnung, kurz BetrKV regelt, welche Kosten Vermieter als Betriebskosten auf den Mieter umlegen dürfen und welche nicht. Die Betriebskostenverordnung definiert 17 Betriebskostenarten, die Umlagefähig sind, Sie gilt für Wohnraum und ist Grundlage für jede Nebenkostenabrechnung. Als Vermieter sollten Sie darauf achten, dass alle Umlagefähigen Kosten im Mietvertrag explizit genannt sind.

Welche Kosten sind auf den Mieter umlegbar? (Umlagefähige Kosten)

• Grundsteuer
• Wasser / Abwasser
• Heizkosten
• Warmwasserkosten
• Müllabfuhr
• Straßenreinigung
• Gebäudereinigung
• Hausmeister
• Gartenpflege
• Allgemeinstrom
• Aufzug
• Schornsteinfeger
• Gebäudeversicherungen (Haftpflicht, Wohngebäudeversicherung)
• Ungezieferbekämpfung

Welche Kosten sind nicht auf den Mieter umlegbar? (nicht Umlagefähigen Kosten)

• Instandhaltung & Instandsetzung
• Verwaltungskosten
• Bankgebühren
• Rechtsberatung / Gerichtskosten
• Kontoführungsgebühren
• Rücklagenzuführung
• Reparaturen aller Art
• Modernisierungskosten
• Wertverbessernde Maßnahmen
• Mietausfallversicherung
• Hauswarttätigkeiten, die Reparaturen umfassen
• Anschaffung von Geräten (z. B. neue Mülltonnen, Gartengeräte)

Fristen für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung?

Damit Sie als Vermieter Ihre Nebenkostenforderung rechtswirksam durchsetzen können, sind Sie dazu verpflichtet eine Betriebskostenabrechnung spätestens nach 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu erstellen und Ihrem Mieter zur Verfügung zu stellen. Nebenkostenabrechnungen die nach der 12 Monatsfrist erstellt werden, können unwirksam werden. Die Fristen zur Erstellung von Nebenkostenabrechnungen sind im Bürgerlichen Gesetzbuch unter dem §556 geregelt.

Warum sind so viele Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft?

Nach Schätzungen von Experten sind die Hälfte aller erstellten Nebenkostenabrechnungen falsch. Bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung riskiert der Vermieter, dass Nachforderungen unwirksam werden. Fehler entstehen häufig beim manuellen Abtippen der einzelnen Kosten, oder beim Berechnen der anteiligen Kosten, wenn ein Mieter beispielsweise unterjährig auszieht. Als Vermieter müssen Sie oft müheselig alle Kosten aus dem Wirtschaftsplan auslesen und manuell in eine Excel oder Wordvorlage übertragen. Die Jährliche Abrechnung mit Mietern ist für Privatvermieter oft mit Unsicherheiten verbunden, da diese Tätigkeit nur einmal im Jahr anfällt.

Nebenkostenabrechnung zu spät oder fehlerhaft erstellt?

Erstellen Sie eine Nebenkosten- / Betriebsabrechnung zu spät kann der Vermieter zu wenig gezahlte Nebenkosten des Mieters nicht mehr verlangen. Geregelt sind die Fristen im Bürgerlichen Gesetzbuch unter dem §556 Abs. 3. Satz 2. Nur in bestimmten Fällen, beispielsweise wenn ein besonderer Grund vorliegt, kann der Vermieter auch über die gesetzliche Frist hinaus Nebenkostenforderung bei seinen Mietern durchsetzen.

Ähnlich verhält es sich mit falsch erstellen Nebenkostenabrechnungen. Eine formelle- oder Inhaltlich falsch erstellte Nebenkostenabrechnung ist seitens der Mieter unwirksam oder anfechtbar. Der Mieter hat das Recht, innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt der Abrechnung schriftlich Widerspruch einzulegen. Inhaltliche Fehler können beispielsweise: Fehlende Gesamtkosten, falsche Umlageschlüssel oder fehlerhaft abgerechnete Zeiträume sein. In diesem Fall hat Ihr Mieter das Recht auf Korrektur seiner Abrechnung und darf Einsicht in die Belege des Vermieters nehmen. Belege können beispielsweise (Wasser- und Energieabrechnung, Wirtschaftspläne etc. sein.)

Lösungen zum Erstellen von Nebenkostenabrechnungen / Betriebskostenabrechnungen?

Wie bereits beschrieben haben Sie sowohl eine rechtliche Pflicht als auch einen Wirtschaftlichen Anreiz Nebenkostenabrechnungen sorgfältig für Ihre Mieter zu erstellen. Offlinedienstleister oder Sondereigentumsverwaltungen sind meist teuer und benötigen mehrere Tage, bis Ihnen ein fertiges Ergebnis vorliegt. Trotzdem ist eine sorgfältige und korrekte Erstellung einer Nebenkostenabrechnung unerlässlich.

Nebenkostenabrechnung mit KI erstellen?

Der Nebenkostenbutler ist eine KI-gestützte Nebenkostenabrechnungssoftware, welche alle Daten deines Einzel-Wirtschaftsplanes erkennt und ausließt. Der Nebenkostenbutler erkennt Umlage und nicht umlagefähige Kosten, Abrechnungsschlüssel, Vermieteranschrift und weitere Positionen und überträgt diese in eine fertige Abrechnung für Ihre Mieter. Die Dokumentenanalyse erfolgt in wenigen Sekunden, sodass Sie innerhalb kürzester Zeit eine fertige Betriebskostenabrechnung in den Händen halten können.

Erstellen Sie eine Nebenkostenabrechnung manuell, benötigen Sie bis zu 50 Min pro Abrechnung: Wirtschaftspläne heraussuchen, Kosten manuell übertragen, Vorlage herunterladen, eine KI übernimmt den lästigen Teil der Datenerfassung und Übertragung. Im Vergleich zu klassischen Sondereigentumsverwaltungen oder offline Dienstleistern ist ein KI gestütztes Nebenkostenabrechnungstool deutlich günstiger und weniger Fehleranfällig. Besonders für Vermieter mit mehreren Einheiten profitieren sie von der smarten Automatisierung: Weniger Aufwand, mehr Transparenz und hohe Sicherheit. Wer seine Nebenkostenabrechnung digital mit KI erstellt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern steigert auch die Zufriedenheit seiner Mieter durch klare, verständliche Abrechnungen. Einfach Belege hochladen, KI arbeiten lassen – fertig.

Unsere Mission:

Wir haben eine Nebenkostenabrechnungssoftware geschaffen die Vermieter in ganz Deutschland bei der Jährlichen Abrechnung der Betriebskostenabrechnung unterstützt. Nebenkosten sind für viele Vermieter ein lästiges und Zeitaufwendiges Thema, das muss es allerdings nicht sein. Der Nebenkostenbutler ist einfach zu bedienen und für jeden Vermieter verständlich aufgebaut. Wirtschaftsplan hochladen, Mieter- und Abrechnungsdaten eingeben, schon erstellt die KI Ihre Versandfertige Abrechnung.